Business Central Team Members – Alles, was Sie wissen müssen

Microsoft bietet für die ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central vier Lizenzen an: Essentials, Premium, Team Members und Device. In unserem Blogartikel “Business Central Essentials oder Premium” haben wir uns schon intensiv mit dem Unterschied zwischen den Full User-Optionen Essentials und Premium auseinandergesetzt. In diesem Blogartikel liegt der Fokus auf der Team Members-Lizenz. Was enthält die Option und wann ist die Verwendung sinnvoll?

Exkurs: Vier Lizenztypen von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central wird in vier Lizenztypen angeboten:

• Essentials (Full User)
• Premium (Full User)
• Team Members (Limited User)
• Device (Limited User)

Bei Essentials und Premium handelt es sich um sogenannte Full User Lizenzen. Full User sind Anwender/-innen, die für ihre Tätigkeit umfassend mit den Geschäftsbereichsfunktionen in Dynamics 365 Business Central arbeiten müssen. Beispiele wären Vertriebsmitarbeitende, Kundendienstmitarbeitende oder Finanzbuchhaltende. Diese Anwender/-innen werden als Named User, sprich pro benanntem Nutzer/benannter Nutzerin, lizenziert. In unserem Blogartikel “Business Central Essentials oder Premium” haben wir uns schon intensiv mit dem Unterschied der beiden Lizenzformen auseinandergesetzt.

Die Business Central Team Members Lizenz ist für Anwender/-innen eines Systems, die keine vollen Benutzerfähigkeiten erfordern, sondern für die lediglich eingeschränkte Schreib- und Leserechte ausreichen. Mit der Business Central Device Lizenz lassen sich Geräte an Business Central anbinden, über die mehrere Mitarbeitende auf das System zugreifen können.

Was ist eine Business Central Team Members Lizenz?

Die Business Central Team Members Lizenz ist für Benutzer/-innen gedacht, die nicht an einen bestimmten Funktionsbereich gebunden sind, aber grundlegenden Lese- und eingeschränkten Schreibzugriff benötigen. Das heißt: Es handelt sich um Anwender/-innen mit beschränkten Rechten bzw. Funktionen. Der Zugriff bezieht sich dabei auf einen bestimmten Mandanten.

Selbstverständlich können Team Members User mit Erweiterungen (Erst- und Drittanbieteranwendungen) arbeiten. 

Folgende Funktionen können sie verwenden:

• Lesen von Daten/Einträgen
• Aktualisieren von Kund/-innen-, Lieferant/-innen- oder Artikeldatensätze, die bereits erstellt wurden
• Ändern von Einträgen, wenn dies aus buchhalterischer Sicht ausdrücklich erlaubt ist, um bestimmte
  Informationen zu aktualisieren (z. B. das Fälligkeitsdatum von Kundenbucheinträgen)
• Genehmigen und ablehnen von Aufgaben in allen Workflows, die dem User zugeordnet sind
• Erstellen, bearbeiten oder löschen eines Angebots
• Erstellen, bearbeiten oder löschen von persönlichen Informationen
• Freigabe von Arbeitszeitblättern im Rahmen des Projektmanagements
• Nutzung von Power Apps und Power Automate (Nutzungsrechte im Rahmen der Dynamics 365 Lizenz)

Ist die Team Members Lizenz für Online (Cloud) und On-Premises verfügbar?

Die Team Members Lizenz ist sowohl für Business Central Online (Cloud) als auch On-Premises verfügbar. Wenn Sie Dynamics NAV, den Vorgänger von Business Central, bereits kennen, kennen Sie die Lizenzen vermutlich unter dem Namen Limited User-Lizenz.

Die Funktionalität der Team Members Lizenz unterscheidet sich hinsichtlich der Cloud- und On-Premises-Version etwas. Das hängt mit den allgemeinen Funktionen von Dynamics 365 Business Central Cloud und On-Premises zusammen. Sprechen Sie uns für mehr Informationen gerne an.

Können Mitarbeitende mit Team Members Lizenzen auch die Power Platform Produkte verwenden?

Team Members Lizenzen beinhalten auch Power Apps und Power Automate Funktionen. Allerdings sind die Daten, die Sie in diesen Produkten abrufen können, immer durch Ihre Team Members Lizenz eingeschränkt.

Wenn Sie zum Beispiel eine Power App verwenden, um Kundenaufträge zu erstellen, können Sie zwar alle Kundenaufträge lesen, aber nur bestehende ändern. Sie können keine neuen Kundenaufträge erstellen, da dies mit Ihrer Lizenz nicht zulässig ist.

Wie viele Full User müssen bezogen werden, um Team Members zu lizenzieren?

Der/Die erste (bezahlte) Benutzer/-in, der sich bei Dynamics 365 Business Central anmeldet, kann kein Team Members User sein. Es ist mindestens ein Full User (Essential oder Premium) auf dem Tenant erforderlich, bevor ein Team Members User beitreten kann.

So können Anwender/-innen mit der Lizenz Team Members beispielsweise auch keine neuen Unternehmen anlegen.

Wann lohnt sich die Team Members Lizenz?

Die Benutzerlizenzierung für Teammitglieder ist eine großartige Möglichkeit, Anwender/-innen zu einem sehr kostengünstigen Preis zu Ihrer Lösung hinzuzufügen. Schließlich sparen Sie 52,30 – 77,60 € Lizenzgebühren pro Nutzer/-in (Stand: 31.03.2023), wenn Sie eine Team Members Lizenz anstelle einer Essentials oder Premium Lizenz wählen. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass diese Lizenzform häufig einen bedeutenden Prozentsatz der Benutzer/-innen in einer Organisation darstellen.

Das spiegelt auch unsere Erfahrung in Kundenprojekten wieder. Erst vor Kurzem sind wir bei einem/einer Kund/-in live gegangen, bei dem unter 10 User eine Full User Lizenz und über 100 User eine Team Members Lizenzen erhalten haben. Der einzige Berührungspunkt letzterer mit Dynamics 365 Business Central war bzw. ist die Leistungserfassung, wofür die Team Members Lizenz völlig ausreicht.

Ähnlich war es bei einem/einer weiteren Kund/-in, bei dem ein ähnlicher Anteil der User über Team Members Lizenzen verfügt. In diesem Beispiel nicht, um Leistungen zu erfassen, sondern zum Weiterbearbeiten von Aufträgen bzw. Angeboten in der Produktion.

Hinweis: Sollten Sie ausschließlich den Lesezugriff für Ihre Mitarbeitenden benötigen, schauen Sie sich gerne unseren Blogartikel “Kostenloser Zugriff über Microsoft Teams auf Business Central” an. Denn in dem Fall kann auch eine Microsoft 365 Lizenz ausreichen, mit welcher die Daten aus Business Central in Microsoft Teams angezeigt werden können.

Fazit

Die Team Members Lizenzierung ist eine kostengünstige Art, Anwender/-innen für Dynamics 365 Business Central zu lizenzieren. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und zu prüfen, ob eine Full User Lizenz wirklich notwendig ist. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie sich nicht sicher sind, was für Sie infrage kommt.