Geeignete ERP Key User für die ERP-Einführung finden

Bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung wie zum Beispiel Dynamics 365 Business Central kommt den Key Usern eine entscheidende Rolle zu. Doch was genau sind ihre Aufgaben im Prozess? Wie finden Sie die richtigen Schlüsselpersonen, die diese verantwortungsvolle Rolle übernehmen? Und wie können Sie Ihre Key User optimal unterstützen, damit das ERP-Projekt erfolgreich umgesetzt wird? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen und geben Ihnen wertvolle Tipps.

Key User Bedeutung: Warum sind sie wichtig?

Die Einführung einer ERP-Lösung ist eine große Investition und bindet nicht nur Kapital und Zeit, sondern auch Personal. Nicht nur das. Das Projektteam respektive die Key User sind sicherlich ein entscheidendes Erfolgskriterium für ein ERP-Projekt. Warum? Sie bilden die entscheidende Schnittstelle zwischen dem ERP-Dienstleister und den Fachabteilungen und tragen als Schlüsselpersonen dafür Sorge, dass die Anforderungen der Mitarbeitenden sich in der Anwendung wiederfinden.
Durch den richtigen Einsatz von ERP Key Usern gestaltet sich die Einführung einer ERP-Lösung folglich nicht als Top-Down-, sondern als Bottom-Up-Prozess. Nach dem Go Live sind es außerdem die ERP Key User, die schulen und den Wissenstransfer übernehmen. Die Frage, die sich gerade durch geringe Ressourcen in kleinen und mittelständischen Unternehmen stellt, ist, wie man die Rolle der Key User mit geeigneten Mitarbeitenden besetzt. In diesem Blogartikel klären wir darüber auf, wie dies in der Praxis gelingen kann.

Key User Definition: Was macht ein Key User und was ist ein Key User Konzept?

Bei Softwareprojekten wie etwa ERP-Einführungen werden Key User als zentrale Ansprechpersonen ihrer Fachabteilungen eingesetzt. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Einführung, Nutzung und Weiterentwicklung der Software, indem sie bei Problemen helfen, Schulungen durchführen und als Vermittler zwischen den verschiedenen Beteiligten agieren.

Bei einem Key User Konzept handelt es sich dementsprechend um einen strategischen Ansatz bei der Einführung und Nutzung von Softwaresystemen in Unternehmen, insbesondere bei ERP-Lösungen. Es basiert auf der Idee, interne Experten (Key User) zu identifizieren und einzusetzen, um den Erfolg des Softwareprojekts zu sichern.

Achten Sie bei der Auswahl von ERP Key Usern darauf, dass sie sowohl über Fachwissen in ihrem Bereich verfügen als auch Knowhow in der Software vorweisen. Auf die Kriterien gehen wir später noch genauer ein.

Was ist der Unterschied zwischen Key User und Power User?

Der Unterschied zwischen einem Key User und einem Power User liegt vor allem in ihrer Rolle und Verantwortung innerhalb eines Unternehmens. Denn ein Key User hat eine offizielle Rolle mit zusätzlichen Aufgaben im Unternehmen, insbesondere bei der ERP-Implementierung oder dem ERP-Upgrade. Ein Power User dagegen ist einfach jemand, der eine Software besonders gut beherrscht, aber nicht zwangsläufig eine vermittelnde oder unterstützende Funktion hat.

Denn Key User sind spezialisierte Anwendende, die als Schnittstelle zwischen Fachabteilung und IT agieren und neben ihrer regulären Arbeit zusätzliche Verantwortung übernehmen indem sie bei der Einführung, Schulung und Optimierung von Unternehmenssoftware unterstützen

Ein Power User ist dagegen ein/-e besonders geübte/-r Anwender/-in, der/die eine Software intensiv nutzt, deren Funktionen optimal ausschöpft und neue Einsatzmöglichkeiten entdeckt, ohne dabei zwingend eine offizielle Rolle im Unternehmen zu haben.

Key User Gehalt: Wie viel verdient ein Key User?

In der Praxis sieht es so aus, dass in KMU Mitarbeitende diese Rolle häufig zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben übernehmen, während in größeren Unternehmen die Position auch als Vollzeitstelle eingerichtet sein kann.

Entsprechend ist es häufig so, dass sich nur das Aufgabengebiet ändert und keine Gehaltserhöhung stattfindet bzw. dies von der individuellen Verhandlung abhängt. Daneben sind auch Boni denkbar, die an das Erreichen bestimmter Ziele geknüpft sind.

Was sind die wichtigsten Key User Aufgaben?

Key User verknüpfen mehrere Perspektiven und erfüllen in der Regel eine Reihe von Aufgaben:

• Sie arbeiten eng mit dem ERP-Anbieter zusammen und bringen ab Beginn ihr Prozesswissen mit ein.
• Sie testen die Softwarefunktionen, bevor sie für das gesamte Team ausgerollt werden.
• Sie vertreten die Anliegen und Interessen Ihrer jeweiligen Fachbereiche nach außen und sind für den Fachbereich die zentrale Ansprechperson im Rahmen des Changemanagements, beispielsweise wenn Ängste und Widerstände auftreten.
• Sie leisten den Wissenstransfer in ihren Fachbereich und schulen die relevanten Anwendenden.
• Sie leisten intern Support, wenn Anwendende Hilfe in der Software benötigen.

Diese Aufgaben obliegen nicht jedem und so ist es nicht ganz einfach, geeignete Key User zu finden. Nach unserer Erfahrung gibt es aber in jedem Fachbereich geeignete Mitarbeitende. Wir bemühen uns, Ihnen eine Hilfestellung an die Hand zu geben.

Übersicht der Key User Anforderungen

Fachliche Anforderungen an den idealen Key User
Eignen sich Manager/-innen als Key User?
Wer könnte einen Fachbereich besser präsentieren und die Anforderungen verdeutlichen, als die Spitze der Abteilung? In einigen Fällen mag das zwar stimmen, wir empfehlen aber nichtsdestotrotz erst einige Überlegungen anzustellen, bevor hier voreilig gehandelt wird. Schließlich ist die Abteilungsleitung gerade in größeren Unternehmen häufig vorwiegend mit administrativen Aufgaben betraut und weniger im operativen Tagesgeschäft tätig. Dementsprechend sind sie nicht im Detail mit den Abläufen und Problemstellungen vertraut.

Sollten die Kapazitäten ein Indikator sein?
Vorsicht: Die zweite Wahl sollte nicht auf denjenigen fallen, der viel freie Kapazität hat. Damit machen Sie es sich zu bequem. Doch wer kann die Aufgabe des Key Users im ERP-Projekt sonst übernehmen? Wir empfehlen ganz klar, sich weniger von Organigrammen und eher von Anforderungsprofilen und Leistungstragenden bei der Wahl geeigneter Schlüsselpersonen leiten zu lassen.

So gelingt die Key User Auswahl: Wer sich wirklich als Key User eignet
Ihr idealer Key User für das ERP-Projekt sollte sowohl eine hohe Fachkompetenz, als auch ein tiefgreifendes Verständnis für Abläufe und Herausforderungen in der Fachabteilung mitbringen – Stichwort Berufserfahrung.

Wenn wir uns als Beispiel mal den Fachbereich des Lagers herausnehmen, sollte der Key User einen Überblick über sämtliche Abläufe und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge haben. Dazu eignet sich beispielsweise nicht jemand, der nur mit dem Vorgang der Kommissionierung betraut ist. Außerdem ist ein gewisser Weitblick und Blick über den Tellerrand von Vorteil, damit auch fachbereichsübergreifende Prozesse einbezogen werden. Um noch einmal das Beispiel Lager zu nennen – hier gilt es die angrenzenden Prozesse zur Beschaffung und Produktion einzubeziehen.

Persönliche Anforderungen an den idealen Key-User
Auf der persönlichen Ebene sollten Sie eine Person finden, die folgende Eigenschaften aufweist:

• Sie sollte die Grätsche zwischen Empathie und Autorität meistern.
• Die Person sollte motiviert sein, die Rolle zu besetzen.
• Sie sollte begeisterungsfähig sein und gut darin, andere von den Vorteilen der Software zu begeistern. Das heißt: Bestenfalls wächst Ihr ERP Key User zu einem ERP-Botschafter heran, der seine Kolleginnen und Kollegen mitreißt und die Anwenderakzeptanz fördert.
• Für die zielführende Arbeit im Projektteam sind außerdem eine analytische und abstrakte Denkweise sowie Fähigkeit zur Problemlösung von Vorteil.
• Zur Evaluierung der ERP-Lösung sind ein technisches Grundverständnis sowie eine schnelle Auffassungsgabe essenziell.
• Zudem sollte der Key User in der Lage sein, diplomatisch und fair diskutieren zu können.
• Es muss kein Profi im Projektmanagement sein – eine organisierte und strukturierte Arbeitsweise erleichtern die Arbeit sicherlich.
• Zudem sollte er/sie sprachlich und didaktisch fit sein und gute Kommunikations- und Präsentationsskills mitbringen, um auch komplexe Inhalte verständlich veranschaulichen und Vorteile, Sinn und Zweck verdeutlichen zu können.
• Aufgrund der zeitweisen hohen Arbeitsbelastung sollte die Person außerdem belastbar sein.

Schließlich lohnt sich eine so große Investition am Ende nur, wenn die Belegschaft es annimmt. Wenn Ihr auserwählter Key User partout kein Interesse an der Rolle hat, sollten Sie weitersuchen.

Optimale Rahmenbedingungen für den idealen Key-User

Sie haben für sich Schlüsselpersonen für jeden Fachbereich notiert, die infrage kommen. Jetzt liegt es an Ihnen, die Mitarbeitenden zu überzeugen, die Rolle wahrnehmen zu wollen. Dazu sollten Sie optimale Rahmenbedingungen schaffen.

• Sie sollten unbedingt dafür sorgen, dass der Key User entlastet wird und damit aus dem regulären Tagesgeschäft teilweise losgelöst wird. Dazu ist im Hintergrund sicherzustellen, dass die Aufgaben auf Kolleginnen und Kollegen verteilt werden. Schließlich benötigt die Person Zeit, um sich dem ERP-Projekt mit voller Aufmerksamkeit und Konzentration widmen zu können, denn es fallen Tests, Besprechungen, Schulungen und Workshops an.
• Außerdem sollten Sie Key Usern die Möglichkeit bieten, sich weiterzubilden. Schließlich müssen Sie sich sowohl in die neue Software einfinden als auch ggf. einige Ihrer Soft Skills optimieren, um diese Schlüsselposition bestmöglich zu erfüllen.
• Eigentlich sollte es selbstverständlich sein sein, aber zu guter Letzt sollte der Einsatz der Key User wertgeschätzt und gewürdigt werden. Dazu gehört beispielsweise, kurzfristig auf projektspezifische Nachfragen zu antworten.

Ist der Key User einverstanden, kann es losgehen. Um ERP-Lösungen evaluieren zu können, geben Sie sich nicht nur mit der Dokumentation zufrieden, sondern fragen Sie nach Workshops durch ERP-Dienstleister. Schließlich muss neben der technischen Komponente auch das Menschliche passen und es dürfen keine Fragen mehr offen bleiben.

Weitere Informationen

Sie möchten sich weitere Informationen zum Thema Key User und ERP-Einführung anlesen? Dann schauen Sie sich gerne unsere Whitepaper an:

• Key User – richtig auswählen, ansprechen, einsetzen
• Ihr Wegweiser für die Erfolgreiche ERP-Einführung: ERP-Einführung von A bis Z

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