Neu: Business Central Essentials & Premium User mischen

Endlich ist es so weit: Nun soll es final möglich sein, Dynamics 365 Business Central Essentials und Premium User mischen zu können. Wohlgemerkt innerhalb eines Tenants, aber in verschiedenen Arbeitsumgebungen in einer SaaS-Lizenz. In diesem Blogartikel erläutern wir, was das genau bedeutet und geben Ihnen alle wichtigen Informationen.

Exkurs: Server vs. Tenants vs. Arbeitsumgebungen vs. Mandant/-innen

Sie können die Änderung der Lizenzierung an dieser Stelle nur verstehen, wenn Sie die Infrastruktur von Business Central Online (Cloud) zu kennen. Wir stellen Ihnen die technische Architektur von Dynamics 365 Business Central anhand eines Apartmentkomplexes vor:

• In erster Instanz gibt es ein Apartmentkomplex (= Microsoft Data Center).
• Innerhalb dieses Apartmentkomplexes gibt es viele Apartments (= Tenants). Die Apartments teilen sich bestimmte Ressourcen wie Strom- und Wasserleitungen oder ein Heizsystem, die jeweils als Ganzes gewartet werden bzw. immer auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Das Apartment wird in diesem Fall von einer WG bewohnt und besteht aus mehreren WG-Zimmern (= Arbeitsumgebungen). Das heißt: Ein WG-Zimmer (= Arbeitsumgebung) ist Teil des Apartments (= Tenants). Es könnte ein oder mehrere WG-Zimmer geben. Wenn es, wie in unserem Beispiel, mehrere WG-Zimmer (= Arbeitsumgebungen) gibt, gehören diese zwar zu einem Apartment zusammen und teilen sich Ressourcen, haben aber trotzdem jeweils eigenes Mobiliar und zugehörige Bewohner/-innen (= Mandant/-innen).
• Die kleinste Einheit ist also der/die Bewohner/-in (= Mandant/-in). Es kann entweder nur eine/-n Bewohner/-in oder mehrere geben. Wenn es mehrere Bewohner/-innen (= Mandant/-innen) gibt, gehören diese zwar als Gemeinschaft zusammen und kommunizieren untereinander, aber trotzdem hat jede/-r einen eigenen Job, eigene Besitztümer und erhält eigene Briefe.

Business Central User Mix-and-Match: Wie war die Situation bisher?

Zuvor sah die Situation so aus, dass Essentials und Premium-Benutzer innerhalb eines Tenants nicht gemischt werden durften. Kunden mussten sich entweder für Essentials- oder Premium-Lizenzen entscheiden und konnten nicht beides auswählen.

Das heißt: Bislang haben Sie als Unternehmer Business Central Lizenzen für Ihren Tenant bezogen. Innerhalb dieses Tenants hatten sie eine oder mehrere Arbeitsumgebungen (Englisch: Environment) und konnten hier verschiedene Mandant/-innen anlegen. Innerhalb dieses Tenants mussten Sie aber immer entweder Essentials oder Premium User nutzen.

In den Dynamics 365 Produktbestimmungen (Stand: bis September 2022) hieß es zur gemischten Bereitstellung von Dynamics 365 Business Central Services:

“Customers may not mix Dynamics 365 Business Central Premium and Dynamics 365 Business Central Essentials licenses on the same Tenant” (Deutsch: Kunden sind nicht berechtigt, Dynamics 365 Business Central Premium- und Dynamics 365 Business Central Essentials-Lizenzen im gleichen Tenant zu mischen*).

*Beachten Sie, dass in der deutschen Übersetzung der Produktbestimmungen bei Microsoft der Begriff Tenant fälschlicherweise mit Mandant/-in übersetzt wurde. 

Business Central User Mix-and-Match: Das ist jetzt möglich

In den Dynamics 365 Produktbestimmungen (Stand: November 2022) ist der zuvor erwähnte Abschnitt zur gemischten Bereitstellung von Dynamics 365 Business Central Services nun nicht mehr aufgeführt.

Nach wie vor ist es möglich, mehrere Arbeitsumgebungen in einem Tenant anzulegen, welche Sie zusätzlich erwerben können. Lizenzrechtlich/technisch neu ist die Möglichkeit, innerhalb eines Tenants

1. für einen Standort Premium-User zu lizenzieren (= Arbeitsumgebung 1)
2. und für einen anderen Standort Essentials-User (= Arbeitsumgebung 2).

Zusammengefasst: Sie können jetzt Dynamics 365 Business Central User nach einem Mix-and-Match-Prinzip innerhalb eines Tenants in verschiedenen Arbeitsumgebungen kombinieren. Vorsicht Verwechslungsgefahr: Innerhalb einer Arbeitsumgebung ist das nach wie vor nicht möglich.

Wichtig: Beachten Sie, dass diese Regelung ausschließlich für Dynamics 365 Business Central Online (Cloud) gilt. Für On-Premises-Installationen ist die Mischung von Usern nach aktuellem Stand nicht möglich.

Business Central User Mix-and-Match: Rechenbeispiel

Ein Unternehmen hat zwei Standorte (jeweils 20 Mitarbeitende). Da sie unterschiedliche Landesversionen von Dynamics 365 Business Central benötigen, werden sie in getrennten Arbeitsumgebungen (in einem Tenant) verwaltet. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder Standort genau die Funktionalitäten erhält, die die vorhandenen Prozesse abbilden. Ein weiterer Grund für getrennte Arbeitsumgebungen wären Standorte, die grundlegend verschiedene Individualfunktionalitäten in Dynamics 365 Business Central benötigen.

Eine zusätzliche Information möchten wir Ihnen für das Rechenbeispiel noch an die Hand geben: Für jede weitere Arbeitsumgebung in Ihrem Tenant werden Kosten für ein Additional Environment Add-On fällig.

Ohne die Mix-and-Match-Option

Ohne die Mix-and-Match-Option war es bislang so, dass sobald eine der Arbeitsumgebungen eine Premium-Lizenz erfordert hat, die andere Arbeitsumgebung ebenso eine Premium-Lizenz für alle User beziehen musste. Auch wenn für die zweite Arbeitsumgebung eine Essentials-Lizenz gereicht hätte.

Zusammengefasst mussten nach der alten Richtlinie beide Arbeitsumgebungen die Premium-Lizenz wählen.

Monatliche Kosten (bei Jahrespreisen, d. h. kündbar nach einem Jahr):

421,70 € mtl. für das Additional Environment Add-On
3.372,00 € für 40 User Business Central Premium zu je 84,30 €
= 3.793,70 € mtl. Kosten

Mit der Mix-and-Match-Option

Mit der Mix-and-Match-Option, sprich mit der neuen Richtlinie, kann der Lizenztyp fortan je Arbeitsumgebung festgelegt werden.

Monatliche Kosten (bei Jahrespreisen, d. h. kündbar nach einem Jahr):

421,70 € für das Additional Environment Add-On
1.686,00 € für 20 User Business Central Premium zu je 84,30 €
1.180,00 € für 20 User Business Central Essentials zu je 59,00 €
= 3.287,70 € mtl. Kosten

Mit der Mix-and-Option ergibt sich demzufolge eine Ersparnis von 506,00 € im Monat.

Fazit

Microsoft gewährt Unternehmen mit separaten SaaS-Arbeitsumgebungen durch die Option, Business Central Essentials und Premium User mischen zu können, einen nicht zu unterschätzenden Kostenvorteil. Schließlich können Sie gemäß der aktuell geltenden Preise 25,30 € monatlich pro User an Lizenzkosten einsparen.

Um bereits Fragen vorwegzunehmen: Microsofts strategische Ausrichtung lässt vermuten, dass diese Anpassung für On-Premises-Installationen nicht folgen wird.

Textquelle: https://companial.com/blog/how-to-mix-bc-essential-and-premium-licenses-in-the-same-tenant/