Wettbewerbs­fähig in der Baubranche

Ausgangssituation

„Bevor wir das Upgrade-Projekt mit anaptis gestartet haben, haben wir mit Microsoft Dynamics NAV 2009 gearbeitet. Unser System war hoch individualisiert, hat allerdings auch einige Anpassungen enthalten, die wir zu dem Zeitpunkt nicht mehr benötigten. Es war unser Ziel, auf die neueste Softwareversion upzugraden und uns in dem Rahmen von irrelevanten Anpassungen zu trennen.

Drei Anpassungen, die wir unbedingt mitnehmen wollten, waren unsere Speditionsauftragsabwicklung, Kommissionierung sowie Motorendatenbank. Ein kleiner Exkurs: Mithilfe der Speditionsauftragsabwicklung können wir Aufträge zu Speditionsaufträgen zusammenfassen und abwickeln, mithilfe der Kommissionierung über den Touchscreen Mengen eingeben und scannen sowie über die Motorendatenbank bei Ausfällen schnell den richtigen Ersatz finden. Diese Module wurden speziell auf uns zugeschnitten und mussten lediglich so angepasst werden, dass sie mit Microsoft Dynamics 365 Business Central funktionieren würden.

Auch unsere Produktion war bzw. ist sehr komplex. Gleiches gilt für die Faktura. Schließlich haben wir es in der Baubranche gegenwärtig mit Preiserhöhungen im Rhythmus von zwei Monaten zu tun. In diesem Bereich war zu der Zeit viel Personal gebunden und die Prozesse waren teilweise ineffizient und sehr aufwendig.

Eine weitere Besonderheit liegt in unserer Palettenausgabe bzw. in unserem Pfandsystem. Wissenswert ist in dem Zusammenhang, dass es eine Differenz zwischen dem Ausgabe- und dem Rückgabepreis einer Palette gibt. Dementsprechend war die Verwaltung der Palettenkonten im alten System sehr aufwendig und wir haben uns eine Möglichkeit gewünscht, diesen Prozess zu automatisieren und eine bessere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Was Drittanbieteranwendungen betrifft, haben wir beispielsweise mit einer EDI-Lösung gearbeitet, bei der wir sehr abhängig vom Support des Anbieters waren. Bezugnehmend darauf haben wir uns mehr Flexibilität und die Option gewünscht, selbst kleine Änderungen vornehmen zu können. Zudem lief die Wartung unserer Lohn- und Gehaltslösung sowie der Zeiterfassung gegen Ende des Jahres aus, sodass wir eine schnelle Lösung zur gesetzeskonformen Personalabrechnung benötigten.

Zuletzt versprachen wir uns von dem Upgrade die Möglichkeit, schnell und einfach vielfältige Auswertungen erstellen zu können.“

Partnersuche

„Das Verhältnis zu unserem vorherigen Partnerunternehmen war angespannt, sodass wir uns auf die Suche nach einem neuen Partnerunternehmen gemacht haben. Wir haben Kontakt zu mehreren Unternehmen hergestellt und sind auf Empfehlung eines benachbarten und befreundeten Unternehmens schließlich auf anaptis gestoßen.

Die anaptis GmbH war das erste Unternehmen, mit dem wir ein persönliches Treffen zum Kennenlernen sowie ein Besprechen der Erwartungen und Vorstellungen abgehalten haben. Schon hier war der Eindruck stimmig und wir haben uns sehr wohl gefühlt. Besonders die Herangehensweise hat uns gefallen. Denn statt eines vierwöchigen Workshops inklusive detaillierten Konzepts führt anaptis einen Workshop über wenige Tage durch und arbeitet agil. Das passte sehr gut zu unseren Vorstellungen, sodass wir nach diesem Treffen unsere Partnersuche beendet haben.“

Implementierung

„Da unsere vorherige Lösung Microsoft Dynamics NAV 2009 schon in die Jahre gekommen war und wir mit einigen Problemen im System (z. B. beim Buchen) sowie Problemen bei der Serverperformance zu tun hatten, gab es kaum personellen Widerstand, als wir das Thema mit dem Team besprochen haben. Stattdessen hatte sich eher die Vorfreude auf eine neue benutzerfreundliche Lösung verbreitet. Das hat uns das Vorgehen natürlich vereinfacht. Außerdem haben wir unser Team durchweg in die Implementierung einbezogen und interne Workshops durchgeführt.

Die einzige Sorge bestand in Bezug auf die Erneuerung des Artikelstamms. Dazu muss man wissen, dass wir ca. 14.000 Artikel haben und unsere Aufträge in der Regel aus 10 bis 12 Artikeln bestehen. Die meisten Mitarbeitenden kannten die Artikelnummern nahezu auswendig und haben nur wenige Minuten für die Auftragserfassung benötigt. Somit war die Befürchtung, dass Prozesse durch die Veränderung länger dauern würden. Als Reaktion haben wir dem Team versichert, dass wir das neue Schema an das alte anpassen würden. So konnten wir diese Sorge schmälern.

Während des Projekts gab es unsererseits leider einige Verzögerungen. Natürlich war der Kalender unseres Projektleiters bei anaptis eng getaktet, sodass er schon wieder in neuen Projekten gebraucht wurde. Dies hat unserem Projekterfolg aber in keiner Weise geschadet. Wir konnten sämtliche Belange immer auf kurzem Dienstweg mit unserem Projektleiter oder den Entwicklerinnen und Entwicklern selbst klären, was wir sehr zu schätzen wissen.

Insgesamt sind wir mit der Zusammenarbeit mit anaptis sehr zufrieden. Wir kommunizieren durchweg auf Augenhöhe und können uns sehr gut austauschen.“

Ergebnis

„Wir arbeiten heute sehr zufrieden mit Dynamics 365 Business Central inklusive unserer gewünschten Anpassungen (Speditionsauftragsabwicklung, Kommissionierung, Motoren-Datenbank) und müssen deutlich weniger Arbeitsaufwand betreiben, um unsere Arbeit erfolgreich zu erledigen. Vorteilig an Dynamics 365 Business Central ist für uns unter anderem das nutzerfreundliche Webinterface, mit dem unserer Außendienstmitarbeitenden auch beim Kunden vor Ort alle Daten parat haben und nichts mehr im Vorfeld vorbereiten müssen. In dem Zug haben wir unser Außendienstteam noch mit Tablets ausgestattet.

Unsere sehr individuellen Abläufe im Bereich der Produktion wurden komplett in Eigenentwicklung mit einer individuellen Programmierlogik entwickelt. Unser Tagesgeschehen wird auch hier passend abgebildet. In unserer Faktura konnten wir unseren Automatisierungsgrad erhöhen, indem wir den Prozess gemeinsam neu aufgebaut haben. Die laufenden Preiserhöhungen werden nun in einem separaten Modul dargestellt und unsere Preisfindung läuft vollständig IT-gestützt und sicher über Dynamics 365 Business Central.

In Bezug auf unser komplexes Pfandsystem hat uns anaptis vorgeschlagen, Ladungsträgerkonten einzurichten. Damit haben wir eine ideale Lösung für das Pfandsystem von Ladungsträgern gefunden. Schließlich konnten wir mit diesem Modul den Prozess automatisieren. Jetzt werden unterschiedliche Paletten- und Boxentypen in eigenen Palettenkonten mit unterschiedlichen Ausgabe- und Rücknahmepreisen (unter Berücksichtigung der Abnutzungsgebühr) geführt. Wir können einfach nachhalten, wie viele Paletten ein Kunde bekommen hat und uns jederzeit einen mengenbasierten Saldo pro Kunde/Kundengruppe in den Verkaufsaufträgen auf Ladungsträger- und Preisgruppenbasis anzeigen lassen (Statistik als Factbox in den Verkaufsaufträgen). Außerdem ist über ein Buchblatt die Korrektur oder Nachpflege möglich.

Neben Dynamics 365 Business Central arbeiten wir noch mit einigen weiteren Tools: Wir haben uns von unserer vorherigen EDI-Lösung getrennt und Anveo EDI Connect eingeführt. Die App ist sehr flexibel und erlaubt uns, selbst zu programmieren und Kleinigkeiten anzupassen. Wir können jetzt beispielsweise selbst Mappings für Partner erstellen und nach Guidelines anpassen. Zudem haben wir die Zeiterfassungslösung Tempras TempVision in Verbindung mit einheitlichen Zeiterfassungsterminals an allen Standorten eingeführt. So wird unsere Zeiterfassung in Dynamics 365 Business Central überführt und es kann sogar automatisch mit den Daten in der Lohnbuchhaltung weitergearbeitet werden. In Bezug auf den Auslauf der Wartung der Lohn- und Gehaltslösung haben wir auf die App Payroll 365 von Infoniqa umgestellt und können uns auf eine gesetzeskonforme Personalabrechnung verlassen. Außerdem werden Comsol Multiship für die Versandabwicklung (Transport, Labelerstellung, Versandplanung, Paketabholung) sowie OPplus für die Verwaltung offener Posten in der Finanzbuchhaltung eingesetzt.

Unser Reporting haben wir mithilfe von Power BI optimiert und können heute schnell Auswertungen ziehen, ohne diese aufwendig zu programmieren oder nach Excel exportieren zu müssen.”