Der dynamische Wandel: Von Excel & Co. zum ERP-System

Das Unternehmen ngworx.ag profitiert dank Dynamics NAV von einer nutzerfreundlichen und skalierbaren ERP-Lösung, mit der alle Prozesse (größtenteils im Standard) abgebildet werden können.

Das Bestreben von ngworx:

Ziel: Eine nutzerfreundliche und praktikable ERP-Lösung

„Unser Ziel bestand darin, Word und Excel durch eine nutzerfreundliche, skalierbare und praktikable ERP-Lösung abzulösen, womit wir unsere täglichen Aufgaben professionell bewältigen können.“

Die Ergebnisse der gelungenen Zusammenarbeit:

Was hat sich verbessert?

  1. Ablösung von Word und Excel durch eine moderne, skalierbare und praktikable ERP-Lösung
  2. Abbildung der kaufmännischen Standardprozesse vom Angebot bis zur Rechnung (Verkauf und Einkauf)
  3. Abbildung unserer komplexen Zeiterfassung, Rapportierung und Verrechnung
  4. Abbildung unserer Wartungen und Garantiezeiten (inkl. Verlängerungen)
  5. Individualisierungen (z. B. änderbare Lieferscheine)
  6. Konstruktive und zielgerichtete Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Partnerunternehmen
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teambesprechung
So war die Ausgangslage vor der Zusammenarbeit mit anaptis:

Vorherige Situation: Händische und zeitraubende Arbeit mit Word und Excel

„Bevor wir uns für die Einführung einer professionellen ERP-Lösung entschieden haben, haben wir unsere Arbeit ausschließlich mit Microsoft Word, Excel & Co. organisiert und ausgeführt. Über die Zeit sind wir von einem Startup zu einem mittelständischen Unternehmen gewachsen, sodass es irgendwann unumgänglich wurde, auf eine ERP-Lösung umzustellen.

So haben wir uns nach einer ERP-Lösung umgeschaut, die die Prozesse vom Angebot über Auftragsbestätigung, Lieferschein bis hin zur Rechnung abbildet – verkaufsseitig sowie einkaufsseitig. Zu den Standardfunktionalitäten kamen bei uns Besonderheiten wie eine komplexe Zeiterfassung, Rapportierung sowie Verrechnung hinzu, welche dem Consultingbereich geschuldet sind, der einen großen Teil unseres Geschäfts ausmacht.

Ein weiterer Teil unseres Geschäfts bildet der Verkauf von Hardware und (Weiter-) Verkauf von Garantieleistungen. Aus dem Grund war es für uns wichtig, die wiederkehrenden Wartungen und Verlängerungen von Garantielaufzeiten einfach im System händeln zu können. Bezüglich der Garantielaufzeiten gehen wir so vor, dass wir die Preise bei dem/den Kreditor/-innen anfragen und an unsere Kund/-innen weitergeben.”

Wünsche auf einen Blick:

  1. Wunsch nach einer nutzerfreundlichen und praktikablen ERP-Lösung
  2. Abbildung der kaufmännischen Prozesse vom Angebot bis zur Rechnung
  3. Abbildung der komplexen Zeiterfassung, Rapportierung und Verrechnung
  4. Abbildung der Wartungen und Garantiezeiten (inkl. Verlängerungen)
So lief die Partnersuche:

Empfehlung und Vertrauen: Wie anaptis zum idealen Partner wurde

„Über eine bestehende Zusammenarbeit mit der Infosim im Bereich des Netzwerkmanagements sind wir auf Dynamics NAV aufmerksam geworden, denn die Einführung dieser ERP-Software stellt einen weiteren Geschäftsbereich des Unternehmens dar. Die Lösung hat uns sofort überzeugt und wir wussten durch die vorherige Zusammenarbeit bereits, dass die Mitarbeitenden sehr kompetent und zuverlässig sind. Ein anderes Partnerunternehmen zu suchen, kam für uns also gar nicht infrage.“

Übersicht über alle Optimierungen:

Welche Produkte werden eingesetzt?

Das Resultat unserer Arbeit:

Ergebnis: Wechsel zu Dynamics NAV

„Da wir als Startup begonnen haben, haben wir unsere Prozesse und Funktionen schrittweise von Word, Excel & Co. zu Dynamics NAV überführt. Unsere Mitarbeitenden wurden vorzeitig über den Wechsel informiert. Vorbereitend haben wir einen Guide bzw. eine Dokumentation erstellt und ein Zeitfenster für den Standby-Support für unsere Mitarbeitenden definiert. Zudem haben wir von Beginn an eine Dokumentation über unser internes Wiki geführt, in welcher wir Funktionen und Anleitungen hinterlegt haben. Das Change Management (insbesondere Training/Schulung) fand somit kontinuierlich und on the job statt.

Heute bilden wir den Großteil unserer Kernprozesse mit der Standard-Lösung Dynamics NAV ab. Das heißt:

  • Projekte: Zeiterfassung unseres Consulting-Bereichs
  • Verkauf: Prozess vom Angebot über Verkaufsauftrag, Rechnung zum Serviceauftrag und -vertrag (aus Artikel, der verkauft wurde, wird ein Serviceartikel erzeugt)
  • Einkauf: Prozess von der Einkaufsanfrage über die Einkaufsbestellung bis zur Faktura

Unsere besonderen Anforderungen wurden über Individual-Anpassungen gelöst: Eine davon war die Anpassung der Zeiterfassung. Denn bei uns müssen Kriterien wie abrechenbare Stunden, intern abrechenbare Stunden sowie Aufschläge für das Wochenende und die Abende berücksichtigt werden. Außerdem muss es möglich sein, Projektaufgaben zu beenden. Zudem können wir unsere Wartungen und Garantiezeitverlängerungen jetzt problemlos direkt in Dynamics NAV abwickeln. In dem Rahmen können wir auch Artikel automatisch einlesen und Seriennummern verarbeiten. Zuletzt profitieren wir heute von verschiedenen Popup-Feldern. Die zeigen beispielsweise wichtige Informationen zu dem/der Debitor/-in, zur Kreditversicherung sowie Warnungen (z. B. Engineer überschreitet 50 % des Zeitbudgets) an.

Zusammenfassend konnten wir mit diesem Projekt bzw. durch die laufende Zusammenarbeit alle Herausforderungen und Wünsche in einem agilen Format und sehr kurzfristig lösen und umsetzen. Wir sind bis heute der klaren Überzeugung, dass die Entscheidung für das System und unser Partnerunternehmen die richtige war. Das Preis-Leistungsverhältnis für Dynamics NAV und die Individualanpassungen ist sehr ausgewogen. Außerdem haben wir heute einen sehr zuverlässigen Ansprechpartner bei anaptis für technische Angelegenheiten und einen für kommerzielle. Die Zusammenarbeit ist und war immer ausgezeichnet, konstruktiv und zielgerichtet.“

ngworx-suisa

Wir sind bis heute überzeugt, mit Dynamics NAV und unserem Partner die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Insgesamt konnten alle unsere Belange umgesetzt werden und die Zusammenarbeit ist jederzeit konstruktiv und zielführend.

Noam Suisa, Head of Business Development & Administration, ngworx.ag

Dürfen wir vorstellen:

Die ERP-Lösung für ngworx.ag

Das in Zürich ansässige Unternehmen ngworx.ag bietet Consulting-, Engineering- und Integrations-Dienstleistungen im Netzwerk, Security- und Cloudbereich an. Neben dem Beratungsgeschäft vertreibt, integriert und betreibt ngworx.ag Netzwerk- und Securityhardware sowie Managementlösungen von ausgewählten strategischen Partnern. Die Kund/-innen sind Unternehmen aus dem ISP/Telco und Enterprise-Segment, welche nicht nur in der Schweiz und Österreich ansässig sind, sondern in ganz Europa.

Wir haben die ERP-Lösung Dynamics NAV bei dem IT-Beratungsunternehmen eingeführt und so zu einer Professionalisierung und Optimierung der Arbeitsweise beigetragen.

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