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anaptis-prozessoptimierung
Navision Projekte:

Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central

Was bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) im Bereich Projektmanagement? Mit Dynamics 365 Business Central managen Sie Ihre Projekte inkl. Arbeitszeitnachweise und realisieren diese im Zeit- und Budgetrahmen. Dadurch können Sie jederzeit dem Budget die tatsächlichen Kosten gegenüberstellen oder Aussagen zum Projektverlauf (z. B. Rentabilität, Projektstatus, Ressourcennutzung) auf Basis verdichteter Echtzeitinformation treffen. Sind Sie schon mit dem Navision/Dynamics NAV Projektmanagement vertraut? In Dynamics 365 Business Central wurden die bekannten Funktionen weiterentwickelt und ausgebaut.

Microsoft Dynamics Projektmanagement reloaded

Ihre Funktionen für das Projektmanagement

  • Verwaltung von Projekten

    Im System können Sie Projekte über die sogenannte Projektkarte verwalten. Hier können Sie die unterschiedlichsten Angaben machen, zum Beispiel:

    • Beschreibung des Projekts
    • Debitor/-in
    • Projektleitung
    • Aufgaben inkl. Start- und Enddatum, Budget und Kosten
    Projektkarte in Dynamics 365 Business Central
    Projektkarte in Dynamics 365 Business Central
  • Aufgabenverteilung

    Im System können Sie im Rahmen des Projektmanagements Ihren Teammitgliedern Projektaufgaben zuweisen.

    Projektaufgabenzeilen in Dynamics 365 Business Central
    Projektaufgabenzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Budgetierung

    Im System können Sie je Projekt eine Budgetierung vornehmen. Das Budget kann sehr einfach sein oder komplex, indem es sich über eine Vielzahl von Posten erstreckt, die in verschiedene Aktivitätsstufen unterteilt sind.

    Das Budget dient zum einen zum Planen der Ressourcen, die einem Projekt zugeordnet werden. Zum anderen können Sie jederzeit Ihre geplanten Beträge mit dem tatsächlichen Verbrauch vergleichen, wodurch Sie ein laufendes Projekt einfach kontrollieren können. Außerdem trägt dieses Vorgehen bei späteren Projekten zu einer höheren Qualität bei, da sich dadurch das Risiko unterschätzter Kosten verringert.

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Faktura

    In einem laufenden Projekt können Projektkosten (z. B. Ressourcenverbrauch, Material, projektbezogene Einkäufe) anfallen und systemgestützt dokumentiert werden. Diese werden regulär der Debitorin/dem Debitor in Rechnung gestellt.

    Dieser Prozess obliegt in der Regel der Finanzbuchhaltung:

  • Plantafel

    Erweitern Sie das Projektmodul mithilfe des Add-Ons Visual Job Scheduler von Netronic um Gantt-Diagramme. So wird Ihnen die Projekt- und Ressourcenplanung sowie die Steuerung des laufenden Projekts per Drag-and-Drop erleichtert.

  • Überwachung

    Nehmen Sie jederzeit einen Einblick in projektspezifische Kennzahlen (z. B. Rentabilität) auf Basis von Echtzeitdaten. Dies können Sie für einzelne Teile des Projekts oder insgesamt machen.

  • Verbrauchserfassung

    Außerdem können Sie den Verbrauch der Teile eines Projekts nachverfolgen (z. B. Ressourcenmengen). Die für das Projekt eingekauften Rohstoffe oder gebuchten Zeiten sind jederzeit einsehbar.

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
  • Zeiterfassung

    Sie können erbrachte Arbeitszeiten für ein Projekt in der dafür vorgesehenen Tabelle “Arbeitszeittabelle” nachhalten. Um sich das lästige manuelle Erfassen zu sparen, ist es möglich, Projektplanzeilen in die Arbeitszeittabelle zu kopieren.

    Außerdem ist es möglich, verschiedene Arbeitstypen zu definieren, falls Sie Ihrer Kundschaft verschiedene Leistungen in Rechnung stellen müssen.

    Schließlich wird die Arbeitszeittabelle von der für das Projekt verantwortlichen Person überprüft und genehmigt.

    Arbeitszeitnachweis in Dynamics 365 Business Central
    Arbeitszeitnachweis in Dynamics 365 Business Central
dynamics 365 business central projektaufgaben
Kundenkarte in Dynamics 365 Business Central
Navision Projektmanagement ist stark im Vergleich:

Ihr Nutzen durch unsere Projektmanagement-Funktionen

Icon, das einen Kalender zeigt

Realistische Planung

Durch das Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central sind Sie in der Lage, Ihre Kapazitäten und Ressourcen für Projekte realistisch zu planen.

Icon, das eine Checkliste zeigt

Einfache Anpassungen

Parameter wie Budgets können mithilfe des Systems je nach Projektverlauf jederzeit angepasst und kontrolliert werden. So bleiben Sie flexibel.

Icon, das einen Prozess zeigt

Echtzeit-Reportings

Sie können jederzeit Einblick in den Verlauf und in die Rentabilität Ihrer Projekte nehmen, Rechnungen und Plankosten vergleichen und den Verlauf anpassen.

Von der Theorie zur Praxis:

Tutorial: Projektmanagement mit Dynamics 365 Business Central

  • Wie kann ich mir einen Überblick über einzelne Projekte verschaffen?

    Dem Projektmanagement sollte es jederzeit möglich sein, die Projekt zu überblicken und Aussagen über den Status zu treffen. Im Dashboard der Mitarbeitenden im Projektmanagement sehen Sie alle aktuellen Aktivitäten und Statistiken, die für Sie relevant sind, auf einen Blick. Außerdem können Sie hier auch Arbeitszeiten nachhalten. Vom Dashboard können Sie ebenfalls über das Lesezeichen Projekte oder über die Suche zu der Übersicht der Projekte gelangen und dort einzelne Projekte aufrufen.

    Dynamics 365 Business Central ProjekteProjekt

    Durch Einsicht der Projektkarten lassen sich schnell Aussagen treffen zum:

    • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich des Budgets
    • Soll- vs. Ist-Vergleich bezüglich der Aufgaben

    Mehr Informationen (z. B. Ressourcen, Material) zu den Aufgaben geben die Planungszeilen je Projekt:

    Dynamics 365 Business Central Projektaufgabenzeilen
    Projektaufgabenzeilen

    Auch ist es möglich, sich eine Übersicht aller Projektaufgaben anzeigen zu lassen:

    Projektplanzeilen in Dynamics 365 Business Central
    Projektplanzeilen

    Diese Daten helfen im Projektmanagement, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren.

    Ebenso können Mitarbeitende des Projektmanagements sich jederzeit einen Überblick über die eingebundenen Projektmitarbeitenden verschaffen:

    Projekt Ressourcen Dynamics 365 Business Central
    Projekt Ressourcen

    So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen angemessen zuordnen. Auch ist es möglich, sich je Ressource Kapazitätsberichte anzuschauen – nach Tag, Monat oder beliebigen anderen Zeiträumen. So wird schnell ersichtlich, welche/r Mitarbeitende überbucht ist oder noch freie Slots hat.

    Am Ende werden Engpässe, die in Kundenunzufriedenheit resultieren, verhindert.

  • Wie erstelle ich ein neues Projekt?

    Neben der Einsicht laufender Projekte sollte die Projektleitung natürlich auch neue Projekte eröffnen können. Über das Dashboard des Projektmanagements können Sie ein neues Projekt  – entweder aus einer Vorlage oder blanko – erstellen.

    Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt erstellen
    Eröffnung eines neuen Projektes
    Dynamics 365 Business Central: Neues Projekt aus bestehendem erstellen
    Neues Projekt aus bestehendem erstellen

    Das System vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt.

    Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.

    Dynamics 365 Business Central: Beschreibung des neuen ProjektsBeschreibung des neuen Projekts
    Projektvorlage auswählen
    Wahl der Projektvorlage

    In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, nur geringfügig unterscheidet.

    Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.

    Project map
    Ansicht der Projektkarte
  • Wie genehmige ich Arbeitszeitnachweise?

    Im Rahmen von Projekten sollten die Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfassen, damit diese fakturiert werden können. Projektleitende sind dafür verantwortlich, diese freizugeben. Im System können Projektmitarbeitende ihre Zeiten je Projekt erfassen (z. B. Projekt A, 4 Stunden am Di., Do., und Fr.). Anschließend reichen sie das Arbeitszeitblatt zur Genehmigung ein.

    Die übermittelten Arbeitszeitnachweise können Sie als Projektleitung entsprechend genehmigen oder ablehnen. Entsprechend ändert sich der Status des Arbeitszeitnachweises.

    In Ihrem Dashboard sehen Sie Ausstehende Arbeitszeitnachweise und können sich einen Überblick verschaffen, welche Nachweise übermittelt wurden, welche abgelehnt wurden und welche genehmigt wurden.

  • Wie erstelle ich ein Projektbuchungsblatt?

    Wurden die Arbeitszeitnachweise übermittelt und genehmigt, so bucht die Projektleitung die jeweiligen Projekte. Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts gehen Sie ebenso über Ihr Dashboard und klicken auf die Kachel mit der Bezeichnung Projektbuchungsblatt, die sich neben der Kachel Neues Projekt befindet.

    Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:

     

    Projektbuchungsblatt
    Ansicht des Projektbuchungsblatts

     

    Nun wählen Sie im Menü Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen, sodass die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen gefüllt werden.

    Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.

  • Wie erstelle ich eine Projektverkaufsrechnung?

    Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.

    Projektverkaufsrechnung erstellen
    Erstellung einer Projektverkaufsrechnung

    Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten.

    Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.

    Verkaufsrechnung bearbeiten
    Bearbeitung der Verkaufsrechnung

    Die Vorteile für das Projektmanagement liegen auf der Hand. Das System liefert sämtliche Funktionen, mit denen Projektleitende ihre Aufgaben deutlich besser erledigen können. Die ERP-Lösung steigert die Produktivität, da Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und Dateneingaben verbringen müssen. Außerdem werden Fehlerquellen minimiert und durch die ständige Übersicht aller Aktivitäten im Dashboard sowie durch umfangreiche Analysemöglichkeiten, treffen Sie stets die optimalen Entscheidungen.

Mit uns bleiben Sie auf dem neuesten Stand:

Workshop: Wir richten den Bereich Projekte mit Ihnen ein

Wünschen Sie sich Unterstützung bei dem Bereich Projekte? Perfekt, Sie sind hier goldrichtig.

In diesem Workshop richten wir binnen zwei Tagen den Bereich Projekte gemeinsam so ein, dass Sie die Standardprozesse nutzen können – Remote oder vor Ort.

 

  • Zielgruppe

    Dieser Workshop richtet sich an Unternehmen, die sich für die Einrichtung des Bereichs Projekte in Dynamics 365 Business Central Unterstützung wünschen.

  • Beschreibung

    Binnen zwei Tagen richten wir den Bereich Projekte in Dynamics 365 Business Central ­bei Ihnen ein. Das heißt im Detail: Aufgaben, Kapazitäten (z. B. Mitarbeitende), Planzahlen (Budgets oder vertraglich vereinbart), Pro­jekte und Projektaufgaben.

    Dadurch sind Sie dann in der Lage, Standardprozesse auszuführen: Faktura, Fremdleistungen bzw. -verbräuche, Überwachung bzw. Controlling und Verbrauchserfassung.

    In diesem Workshop gehen wir gerne auch ­auf Microsoft Power BI ein. Visualisieren Sie Ihre Daten aus einer Vielzahl von Quellen (z. B. Dynamics 365 Anwendungen) und erhalten Sie hilfreiche neue Einblicke mit dem Business Intelligence Tool aus der Microsoft Cloud. Profitieren Sie beispielsweise von folgenden Auswertungen: Kapazitätsauswertung/Ressourcenaus­lastung, Budgetauswertung über mehrere Projekte, Auswertung über Fertigstellungsgrade und Gantt-Diagramm.

  • Voraussetzung

    Sie benötigen mindestens eine Dynamics 365 Business Central Lizenz (Essentials oder Premium).

Entscheidung leicht gemacht:

Warum anaptis? Ihre Vorteile

erp-software-microsoft

Warum sollten Sie aus dem großen Microsoft-Netzwerk ausgerechnet uns als Partnerunternehmen für die ERP-Implementierung wählen? Wir geben Ihnen eine Übersicht, was uns einzigartig macht.

  1. Standardnaher und flexibler Ansatz
  2. Faire Nutzungsrechte am Code
  3. Personengebundene Betreuung
  4. Ehrliche und faire Aussagen
  5. Erfahrenes und beständiges Unternehmen
Worauf warten Sie?

Lassen Sie uns gemeinsam Erfolgsgeschichte schreiben

Lernen Sie uns kennen! In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir als Partnerunternehmen sowie das ERP-System für den Mittelstand als Lösung zu Ihnen und Ihrem mittelständischen Unternehmen passen.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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