Business Central selbst einführen oder Profi an die Seite holen?

Haben Sie sich entschieden, Dynamics 365 Business Central einzuführen, um sich damit endgültig von Insellösungen zu verabschieden und alle Kennzahlen in einer Lösung einsehen zu können? Das kann eine der wichtigsten Entscheidungen für Ihr Business sein. Doch können und wollen Sie diese komplexe Aufgabe wirklich selbst stemmen oder ist es besser, jemanden mit Expertise in diesem Fachgebiet hinzuzuziehen? In diesem Artikel werden wir aufzeigen, welche Punkte bei der ERP-Einführung zu beachten sind und werden Ihnen die Ausgangsfrage beantworten.
 

Business Central selbst einführen: Die Checkliste für die erfolgreiche Einführung

Um Ihnen die Antwort auf die Kernfrage zu erleichtern, möchten wir nun aufzeigen, welche Schritte im Rahmen der Einführung von Dynamics 365 Business Central zu beachten sind:

1. Initiierung des Projektmanagements inkl. Changemanagement für eine schnelle Mitarbeiterakzeptanz und geringe Widerstände
2. Sammlung der Anforderungen an die Software durch sämtliche Abteilungen (z. B. durch Workshops, Interviews und Befragungen)
3. Wahl der Lizenz: Essentials oder Premium? Wie viele Team Member und Device User Lizenzen benötigen Sie?
4. Evaluation, welche Unternehmensanforderungen mit dem Dynamics 365 Business Central Standard gelöst werden können (Fit-/Gap-Analyse*)
5. Import** aller relevanten Stammdaten wie Artikel, Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) sowie Bewegungsdaten nach vorheriger Datenbereinigung und -validierung
6. Setup von Dynamics 365 Business Central
   1. Basic Setup (z. B. Geschäftseinheiten, Buchungskonten, Steuersätze, Zahlungsverfahren, Benutzerrollen, Sprach- und Währungsoptionen)
   2. Buchhaltung (z. B. Bestände, offene Posten)
   3. Prozesse in den einzelnen Funktionsbereichen Finanzen, Sales/Marketing, Lager, Lieferkette, Personal, Projekte, Produktion und Service
   4. Geschäftsbelege (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine)
7. Schulung von Mitarbeitenden in für sie relevanten Bereichen, um die reibungslose Nutzung ab Go-Live zu gewährleisten (z. B. Workshops, Webinare)
8. Testen der Konfiguration unter realen Bedingungen, Identifikation von Fehlern und ggf. Vornahme von weiteren Anpassungen
9. Überführung des Systems in den Echtbetrieb und zeitgleich Abschaltung der ehemaligen Business-Lösung
10. Anpassung der Software an sich ändernde Geschäftsanforderungen im weiteren Verlauf inkl. weiterer Schulungen

*Analyse, welche Anforderungen Ihres Unternehmens sich mit Standardfunktionalitäten des Systems abbilden lassen (Fit) und für welche Anforderungen entweder Apps, Individualprogrammierungen eines ERP-Dienstleisters oder sogar Drittlösungen nötig sind (Gaps)

**Manueller Import oder Massenimport per Excel

Herausforderungen bei der Selbst-Einführung von Business Central

Die Tatsache, dass die ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) weit verbreitet ist und eine vollumfängliche Dokumentation sowie zahlreiche Vorlagen und Assistenten für das Setup existieren, mag den Anschein erwecken, dass die Einrichtung der Software simpel ist und kein Fachwissen erfordert. Doch manchmal ist es einfacher, sich einen Profi ins Boot zu holen, auch wenn man in der Lage ist, eine Implementierung selbst durchzuführen.

Durch jahrelange Erfahrung mit Unternehmen, die diesen Schritt zunächst selbst in die Hand genommen haben und sich dann aber mehr oder weniger verzweifelt an uns gewendet haben, können wir nur sagen: Unterschätzen Sie diesen Schritt nicht. Wir möchten Sie für die Herausforderungen sensibilisieren, denen Sie gegenüberstehen werden, wenn Sie Dynamics 365 Business Central selbst implementieren:

• Komplexität: Business Central ist eine sehr leistungsstarke und komplexe Business-Software. Ohne die nötige Erfahrung kann die Konfiguration und Anpassung sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Bedenken Sie, dass die Einführung einer ERP-Lösung beispielsweise eine andere Komplexität als die einer isolierten Software wie einer Projektmanagementlösung aufweist. Schließlich hängen von der korrekten Einrichtung einer ERP-Software sämtliche fundamentale Unternehmensprozesse (z. B. Produktions-, Liefer- und Finanzprozesse) ab. Anders gesagt: Wenn etwas bei der Einrichtung nicht funktioniert und sich dieser Zustand einige Tage hält, kann ein weitreichender Schaden entstehen.
• Datenmigration: Die Migration von Daten aus älteren Systemen erfordert Fachwissen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen oder falsch übertragen werden.
• Mitarbeiterschulung: Ein reibungsloser Übergang hängt auch von gut geschulten Mitarbeitenden ab. Ohne professionelle Unterstützung kann dies eine Herausforderung darstellen.
• Support nach dem Go-Live: Nach dem Go-Live kann es zu unerwarteten Problemen kommen, die mit mangelndem Fachwissen nicht schnell gelöst werden können.

Exkurs: Business Central Implementierung ohne Expert/-innen – ein Hausbau ohne Architekten

Die Einführung einer ERP-Software auf eigene Faust ist wie der Versuch, ein Haus ohne Architekt/-innen, Bauleiter/-innen oder Fachkräfte zu bauen – es ist möglich, kann aber auch schnell schiefgehen.

• Planung & Konzept: Ohne eine fundierte Planung (wie eine detaillierte Bauzeichnung) kann es passieren, dass Räume nicht zusammenpassen oder wichtige Anschlüsse fehlen. Genauso kann eine ERP-Implementierung ohne klare Strategie zu Chaos führen.
• Material & Werkzeuge: Ein Hausbau erfordert spezielle Materialien und Werkzeuge. Ohne Fachwissen kauft man vielleicht die falschen Bauteile oder verwendet Werkzeuge nicht richtig – genau wie bei einer ERP-Lösung, wenn wichtige Module fehlen oder falsch konfiguriert werden.
• Abgestimmtes Zusammenspiel der Fachbereiche: Beim Hausbau müssen Elektriker/-innen, Klempner/-innen und Maurer/-innen Hand in Hand arbeiten. Ohne Koordination entstehen Fehler, die später teuer werden. Bei einer ERP-Einführung müssen verschiedene Abteilungen (z. B. Buchhaltung, Logistik, Vertrieb) reibungslos integriert werden.
• Kosten & Zeitaufwand: Wer versucht, alleine zu bauen, unterschätzt oft Kosten und Zeit. Fehler müssen korrigiert werden, Verzögerungen häufen sich. So ähnlich ist es mit einer ERP-Implementierung ohne Expert/-innen: Probleme treten erst später auf und verursachen teure Nachbesserungen.
• Zukunftssicherheit: Ein professionell gebautes Haus steht stabil und ist erweiterbar. Ein ERP-System, das sauber implementiert wurde, kann mit dem Unternehmen wachsen, während eine schlecht durchdachte Lösung irgendwann einstürzt.

Kurz gesagt: Ein ERP-System ohne Expert-innen zu implementieren ist wie ein Haus ohne Bauleitung zu errichten – es kostet mehr Zeit, verursacht unnötige Fehler und das Risiko eines teuren Umbaus ist hoch.

Warum professionelle Unterstützung sinnvoll ist

Auch wenn wir es oben anders benannt haben, geht es für uns bei der Einführung von Dynamics 365 Business Central um mehr als das bloße Befolgen einer Checkliste in chronologischer Abfolge. Es geht darum, das System strategisch und individuell auf ein Unternehmen zuzuschneiden und zu gewährleisten, dass alles für den Live-Betrieb im Unternehmensalltag optimal funktioniert. Dazu greifen sämtliche Daten, Prozesse und Einrichtungsschritte ineinander. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen und der Dienstleister eng zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

Welche Gründe sprechen für den Support durch einen professionellen ERP-Dienstleister?

• Erfahrung: Ein erfahrener Dienstleister kennt die häufigsten Stolperfallen aus zahlreichen vorherigen Projekten und kann die Einführung effizienter und schneller gestalten. Wir von anaptis setzen nicht nur Ihr Geschäftsprozesse korrekt in der Software um, sondern hinterfragen sie auch kritisch, identifizieren Optimierungspotentiale und geben gezielte Verbesserungsvorschläge, um Ihre Abläufe noch effizienter zu gestalten.
• Individuelle Anpassung: Ein/-e ERP-Expert/-in kann Business Central genau an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Je nach Anbieter wird hier zwischen Dynamics 365 Business Central Branchen- und Individuallösungen unterschieden – es lohnt sich, sich in diese Materie einzulesen. Wir fokussieren uns hierbei auf eine Standardlösung, die individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
• Langfristiger Support: Die Einführung eines ERP-Systems endet nicht mit dem Go-Live. Ein Dienstleister bietet kontinuierlichen Support und kann Ihr System an sich ändernde Anforderungen anpassen. Uns ist es hierbei wichtig, eine personengebundene Betreuung zu gewährleisten. Somit kennt unser Projektteam Ihr Unternehmen und Abläufe und kann Sie bestmöglich beraten.

Fazit

Die Einführung von Dynamics 365 Business Central in Eigenregie mag verlockend einfach erscheinen, doch die Realität sieht oft komplexer aus. Viele Unternehmen stellen schnell fest, dass sie ohne externe Unterstützung an ihre Grenzen stoßen. So komplex muss die Einführung aber nicht sein. Die richtige Beratung und Unterstützung durch einen spezialisierten ERP-Dienstleister wie anaptis kann den Unterschied zwischen einer problematischen und einer erfolgreichen Einführung ausmachen.

Es lohnt sich, Expert/-innen an die Seite zu holen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Vorteile von Business Central voll ausschöpfen kann. Buchen Sie jetzt Ihr unverbindliches Erstgespräch bei uns.