Business Central: Ihre Lösung für die Beschaffung

Make-or-buy-Entscheidung

Die Einkaufsleitung ist bei Entscheidungen der Geschäftsführung beteiligt, wenn es darum geht, Wege der Beschaffung zu bestimmen. Zum Beispiel dann, wenn es um die Frage geht, welche Produkte oder Bauteile das Unternehmen selbst produzieren und welche von externen Lieferfirmen zugekauft werden sollen.

Das System unterstützt mehrere Planungsoptionen bei der Beschaffung. Dazu zählen auch Last-Minute-Änderungen oder Make-or-Buy-Entscheidungen. Sie können Einstandspreise und Fertigungskosten ermitteln und daraus Ihre Entscheidung ableiten.

Reporting von Kennzahlen

Außerdem ist die strategische Einkaufsleitung daran interessiert bzw. im Unternehmen dazu verpflichtet, Einkaufskennzahlen auszuwerten und zu reporten. Sie profitieren von einem starken Berichtswesen, was nochmal leistungsstärker durch die Integration von Microsoft Power BI ist. Durch verdichtete Daten sämtlicher Abteilungen arbeiten Sie mit exzellenten Entscheidungsvorlagen – auch, wenn es um die Überzeugung anderer geht – und treffen am Ende fundierte Entscheidungen.

Es gibt über 100 Standardreports, die Sie nutzen können. Sie können aber auch eigene Reports nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens erstellen. Häufig verwendete Berichte, die im Einkaufsmodul beispielsweise per Knopfdruck zur Verfügung stehen, sind:

• Artikel-ABC-Analyse
• Artikellagerzeit
• Lagerwert (siehe Screenshot)
• Materialbedarf
• Lagerbestand (Dimensionen: Einstandspreisabweichung, Einkaufs-/Verkaufspreisliste, nach Kreditoren, Verfügbarkeiten)

Für die Einkaufsleitung ist die Beschaffungsplanung eine der wichtigsten Aufgaben. Maßgeblich ist dafür der erwartete und tatsächliche Bedarf des Unternehmens. Ziel ist es, fehlende Lagerbestände zu vermeiden und Bestell- und Lagerkosten so gering wie möglich zu halten. Dabei ist es notwendig, sich an die Marktsituation anzupassen und entsprechend kurz-, mittel- oder langfristig zu planen.

Das System berechnet automatisch das Datum, an dem Sie einen Artikel bestellen müssen, damit er zu einem bestimmten Datum im Lagerbestand vorhanden ist. Wenn Sie ein gewünschtes Wareneingangsdatum in einem Einkaufsbestellkopf angeben, ist das berechnete Auftragsdatum das Datum, an dem die Bestellung erfolgen muss, um die Artikel an dem Datum zu erhalten, das Sie angefordert haben. Wenn Sie kein gewünschtes Wareneingangsdatum angeben, wird das Bestelldatum als Ausgangspunkt zur Berechnung des Datums verwendet, an dem die Artikel eingehen sollen.

Das System unterscheidet vier unterschiedliche Wiederbeschaffungsverfahren, um den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen gerecht zu werden:

1. Feste Bestellmenge
2. Auffüllen auf Maximalbestand
3. Auftrag
4. Los-für-Los

Dabei können je nach Verfahren verschiedene Parameter berücksichtigt werden, wie:

• Artikel-Reservierungen
• Bestellmenge
• Lagerbestände
• Loskumulierungsperiode
• Neuplanungsperiode
• Maximalbestand
• Minimalbestand
• Produktionsart
• Sicherheitsbestand
• Sicherheitszuschläge
• Toleranzmenge in Prozent
• Überlauflevel
• Zeitrahmen

Zur Entscheidung über die Wiederbeschaffungsmethode bietet sich als Grundlage die ABC-Analyse zur Klassifizierung von Artikeln. Dabei werden Artikel abhängig von ihrem Wert und Volumen im Verhältnis zum Gesamtbestand in drei unterschiedliche Klassen eingeteilt. Nach der Einteilung von Gütern in diese Artikelklassen lassen sich Aussagen über Wiederbeschaffungsmethoden treffen:

• A-Artikel weisen regulär eine niedrige Auftragsgeschwindigkeit auf, sodass eine Lagerhaltung nicht notwendig ist. An der Stelle sollte der Bedarf auftragsweise geplant werden.
• Bei B-Artikeln wird das Los-für-Los-Verfahren empfohlen, bei dem eine Bestellmenge berechnet wird, die notwendig ist, um die Summe des Bedarfs zu decken, der in einem gewissen Zeitrahmen fällig wird.
• Bei C-Artikeln handelt es sich um Artikel mit hoher und regelmäßiger Auftragsgeschwindigkeit. Hier gilt die Empfehlung, die Verfügbarkeit konstant auf einem Level (=Mindestbestand), aber unter dem maximalen Bestand, zu halten.

Sobald der Bedarf der Ware ermittelt ist, muss diese beschafft werden. Das bedeutet, dass sie bei einem oder mehreren Lieferunternehmen angefragt und schließlich bei einem ausgewählten Lieferunternehmen bestellt wird.

Die Basis der Beschaffung bieten der Artikel- und Kreditorenstamm. Diese Stammdaten werden im Bereich Einkauf für jede Einkaufsanfrage, Einkaufsbestellung und Bestellabwicklung benötigt. Dies zeigt die Notwendigkeit einer korrekten Stammdatenerfassung. Deswegen ist es erforderlich, dass das Lieferunternehmen als Kreditor angelegt wird. Gleiches gilt für benötigte Artikel oder Referenzen in den Stammdaten.

Anschließend ist es möglich, eine Einkaufsanfrage zu erzeugen. Dies kann der erste Entwurf für eine Bestellung sein. Wenn die Einkaufsleitung und der auserwählte Lieferant übereinkommen, wird die Bestellung intern abgewickelt. Dafür ist die Anfrage in einen Auftrag umwandelbar.

Dabei sind auch Pauschalbestellungen bzw. Rahmenaufträge abbildbar. Diese stellen ein Gerüst für eine langfristige Vereinbarung zwischen Ihnen und einem Kreditoren dar. Ein Rahmenauftrag wird in der Regel erstellt, wenn sich ein Unternehmen verpflichtet, größere Mengen abzunehmen, die über einen längeren Zeitraum in mehreren kleineren Lieferungen bereitgestellt werden.

Nach erfolgreicher Bestätigung der Einkaufsanfrage kann eine Anfrage durch den Lieferanten jederzeit in eine Bestellung umgewandelt werden, wobei die Anfrage auf Wunsch archiviert werden kann. Über die Aktion Bestellung erstellen kann die Konvertierung zur Einkaufsbestellung vollzogen werden.

Die Bestellung kann dann wiederum als Basis für den späteren Wareneingang und einer anschließenden Rechnungsbuchung sein, sodass Artikel erfolgreich in das eigene Lager gebucht und die Bestellung beim Lieferunternehmen bezahlt werden kann.

Auch potenzielle Retouren können auf der Basis abgewickelt werden.