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In Dynamics 365 Business Central bilden Sie alle Projekte digital ab. So haben Sie jederzeit den Überblick über das Budget und die Zeiten.
Was bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV/Navision) im Bereich Projektmanagement? Mit Dynamics 365 Business Central managen Sie Ihre Projekte inkl. Arbeitszeitnachweise und realisieren diese im Zeit- und Budgetrahmen. Dadurch können Sie jederzeit dem Budget die tatsächlichen Kosten gegenüberstellen oder Aussagen zum Projektverlauf (z. B. Rentabilität, Projektstatus, Ressourcennutzung) auf Basis verdichteter Echtzeitinformation treffen.
Sind Sie schon mit dem
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet im Bereich Projektmanagement umfassende Funktionalitäten, um Projekte effizient zu planen, zu steuern und zu überwachen. Projektleitende behalten jederzeit den Überblick über Status, Budgets, Kosten und Ressourcen – auch bei mehreren parallelen Projekten.
Das Projektmodul von Microsoft Dynamics 365 Business Central ist vollständig mit anderen Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Lagerhaltung verknüpft. So stehen alle relevanten Projektdaten unternehmensweit zur Verfügung.
Im System können Sie Projekte über die sogenannte Projektkarte verwalten. Hier können Sie alle relevanten Daten zentral pflegen, zum Beispiel:
Im ERP-System können Sie Projektaufgaben und Meilensteine definieren, Ressourcen (Mitarbeitende, Maschinen, Material) zuweisen und deren Kapazitäten planen.
In Dynamics 365 Business Central können Sie je Projekt eine Budgetierung vornehmen. Das Budget kann sehr einfach sein oder komplex, indem es sich über eine Vielzahl von
Das Budget dient zum einen zum Planen der Ressourcen, die einem Projekt zugeordnet werden. Zum anderen können Sie jederzeit Ihre geplanten Beträge mit dem tatsächlichen Verbrauch vergleichen (Soll-Ist-Vergleich), wodurch Sie ein laufendes Projekt einfach kontrollieren können. Außerdem trägt dieses Vorgehen bei späteren Projekten zu einer höheren Qualität bei, da sich dadurch das Risiko unterschätzter Kosten verringert.
In einem laufenden Projekt können Projektkosten (z. B. Ressourcenverbrauch, Material, projektbezogene Einkäufe) anfallen und systemgestützt dokumentiert werden. Diese werden regulär der Debitorin/dem
Sie können die
Dieser Prozess obliegt in der Regel der Finanzbuchhaltung:
Nehmen Sie jederzeit einen Einblick in projektspezifische Kennzahlen (z. B. Rentabilität, Ressourcenauslastung, Projektfortschritt) auf Basis von Echtzeitdaten. Dies können Sie für einzelne Teile des Projekts oder insgesamt machen.
Dynamics 365 Business Central bietet integrierte Berichte und Ad-hoc-Analysen. Zusätzlich können Sie Power BI mit dem
Materialien und Fremdleistungen können direkt projektbezogen bestellt und verbucht werden, was eine präzise Kosten- und Bedarfsplanung ermöglicht. Außerdem können Sie den Verbrauch der Teile eines Projekts nachverfolgen (z. B. Ressourcenmengen). Die für das Projekt eingekauften Rohstoffe oder gebuchten Zeiten sind jederzeit einsehbar. Dafür nutzen Sie die Projektplanzeilen auf der Projektkarte.
Mitarbeiterstunden und Maschinenzeiten können projektspezifisch erfasst und ausgewertet werden. Sie können erbrachte Arbeitszeiten für ein Projekt in der dafür vorgesehenen Tabelle „Arbeitszeittabelle“ nachhalten. Um sich das lästige manuelle Erfassen zu sparen, ist es möglich, Projektplanzeilen in die Arbeitszeittabelle zu kopieren.
Außerdem ist es möglich, verschiedene Arbeitstypen zu definieren, falls Sie Ihrer Kundschaft verschiedene Leistungen in Rechnung stellen müssen.
Schließlich wird die Arbeitszeittabelle von der für das Projekt verantwortlichen Person überprüft und genehmigt.
Durch das Projektmanagement in Dynamics 365 Business Central sind Sie in der Lage, Ihre Kapazitäten und Ressourcen für Projekte realistisch zu planen.
Parameter wie Budgets können mithilfe des Systems je nach Projektverlauf jederzeit angepasst und kontrolliert werden. So bleiben Sie flexibel.
Sie können jederzeit Einblick in den Verlauf und in die Rentabilität Ihrer Projekte nehmen, Rechnungen und Plankosten vergleichen und den Verlauf anpassen.
Dem Projektmanagement sollte es jederzeit möglich sein, die Projekt zu überblicken und Aussagen über den Status zu treffen. Im
ProjektDurch Einsicht der Projektkarten lassen sich schnell Aussagen treffen zum:
Mehr Informationen (z. B. Ressourcen, Material) zu den Aufgaben geben die Planungszeilen je Projekt:
Auch ist es möglich, sich eine Übersicht aller Projektaufgaben anzeigen zu lassen:
Diese Daten helfen im Projektmanagement, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren.
Ebenso können Mitarbeitende des Projektmanagements sich jederzeit einen Überblick über die eingebundenen Projektmitarbeitenden verschaffen:
So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen angemessen zuordnen. Auch ist es möglich, sich je Ressource Kapazitätsberichte anzuschauen – nach Tag, Monat oder beliebigen anderen Zeiträumen. So wird schnell ersichtlich, welche/r Mitarbeitende überbucht ist oder noch freie Slots hat.
Am Ende werden Engpässe, die in Kundenunzufriedenheit resultieren, verhindert.
Neben der Einsicht laufender Projekte sollte die Projektleitung natürlich auch neue Projekte eröffnen können. Über das
Das System vergibt infolgedessen automatisch eine neue Projektnummer für das neu angelegte Projekt.
Nun haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung einzutippen. Wenn Sie sich für die Erstellung auf der Basis einer Vorlage entschieden haben, wählen Sie dann noch aus, welches Projekt als Grundlage dienen soll.
Beschreibung des neuen Projekts
In dieser Ansicht besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus anderen Projekten zu übernehmen. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn sich das neue Projekt von dem Projekt, das als Vorlage dient, nur geringfügig unterscheidet.
Wenn Sie die Angaben bestätigen, gelangen Sie zur Projektkarte Ihres soeben neu erstellten Projekts. Hier finden Sie nun alle Details, wie zum Beispiel Projektaufgaben, Fristen, Budgets und weitere Angaben.
Im Rahmen von Projekten sollten die Projektmitarbeitenden ihre Zeiten erfassen, damit diese fakturiert werden können. Projektleitende sind dafür verantwortlich, diese freizugeben. Im System können Projektmitarbeitende ihre Zeiten je Projekt erfassen (z. B. Projekt A, 4 Stunden am Di., Do., und Fr.). Anschließend reichen sie das Arbeitszeitblatt zur Genehmigung ein.
Die übermittelten Arbeitszeitnachweise können Sie als Projektleitung entsprechend genehmigen oder ablehnen. Entsprechend ändert sich der Status des Arbeitszeitnachweises.
In Ihrem
Wurden die Arbeitszeitnachweise übermittelt und genehmigt, so bucht die Projektleitung die jeweiligen Projekte. Zur Buchung eines Projektbuchungsblatts gehen Sie ebenso über Ihr
Diese klicken Sie zur Vorbereitung für die Buchung an und erhalten daraufhin folgende Ansicht:
Nun wählen Sie im Menü Zeilen anhand von Arbeitszeitnachweis vorschlagen, sodass die Zeilen automatisch mit Daten aus den genehmigten Arbeitszeitnachweisen gefüllt werden.
Sind alle Angaben korrekt, schließen Sie den Prozess ab.
Sie können für das gesamte Projekt oder für einzelne Projektaufgaben eine Rechnung erstellen. Dazu markieren Sie ganz einfach in der Projektübersicht das Projekt bzw. die Projekte, für das/die Sie eine Projektverkaufsrechnung erstellen möchten.
Schließlich muss die Verkaufsrechnung gebucht werden. Sie haben vorher noch die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten.
Sind alle Angaben korrekt, buchen und senden Sie die Rechnung.
Die Vorteile für das Projektmanagement liegen auf der Hand. Das System liefert sämtliche Funktionen, mit denen Projektleitende ihre Aufgaben deutlich besser erledigen können. Die
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