Optimieren Sie Ihren Vertrieb mit Business Central – Mehr Effizienz, mehr Umsatz!

Sie können ganz einfach Kontakte über die sogenannte Kontaktkarte anlegen.

Je Kontakt können Sie dann

• Kontaktinformationen,
• Verkaufshistorie,
• Zahlungsbedingungen,
• Interaktionen,
• Segmente und
• Verkaufschancen verwalten.

Mithilfe der Dublettenprüfung (Kontaktdublette) meiden Sie doppelte Datensätze bzw. führen diese zusammen.

Sie können Segmente anlegen, wenn beispielsweise eine Aktion (z. B. Direct Mailing) nur mit einer bestimmten Auswahl an Kontakten geteilt werden soll. ​Sie haben dabei die Möglichkeit, Kontakte z. B. nach ihrer Branche oder der Art der Geschäftsbeziehung zu gruppieren. Diese Segmentierung ermöglicht es Ihnen, gezielt Kontakte für bestimmte Kampagnen auszuwählen.

Sie können zwischen statischen und dynamischen Segmenten wählen. Dynamische Segmente aktualisieren sich automatisch, indem sie neue Kontakte einbeziehen, die später die definierten Kriterien erfüllen, und ermöglichen so z. B. eine kontinuierliche Anpassung der Zielgruppe für Marketingkampagnen.

Sollten Sie ein Duplikat eines Kontaktes, also einen doppelten Datensatz, im System entdeckt haben, bietet das System eine Funktion, um die zwei Kontakte einfach zusammenführen. Dazu wählen Sie auf der Kontaktkarte die Funktion „Zusammenführen mit…“ und wählen den zweiten Datensatz für die Zusammenführung aus. Die Anwendung zeigt Ihnen dann eine Übersicht der duplizierten Feldwerte und bietet Funktionen, um auszuwählen, welche der vorhandenen Werte behalten oder verworfen werden.

Wenn unterschiedliche Mitarbeitende im Laufe der Zeit neue Kontakte anlegen oder neue Datensätze automatisch während der Datenmigration erstellt werden, kann es vorkommen, dass es im System zu einem Kontakt mehrere Einträge gibt. Das ist dann eine sogenannte Dublette bzw. ein Duplikat.

Um zu verhindern, dass überhaupt Dubletten entstehen, gibt es die Dublettenprüfung. Sie können einrichten, dass die Anwendung automatisch nach Dubletten sucht, wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen. Alternativ können Sie dies auch manuell vornehmen, nachdem Sie die Kontakte erstellt haben. Sie können den Prozentsatz der Suchtreffer festlegen, d. h. den Prozentsatz der identischen Zeichenfolgen, die zwei Kontakte haben müssen, damit die Anwendung sie als Duplikate betrachtet.

Wenn Sie einen doppelten Kontakt gefunden haben, können Sie die Dubletten zusammenführen.

Sie können Ihre Kontakte klassifizieren. Dazu nutzen Sie entweder Filter oder die sogenannte Fragebogeneinrichtung. Mithilfe dieser können Sie individuelle Profilfragebögen erstellen, welche bei der Anlage eines Kontakts ausgefüllt werden müssen.

Beispiel 1: Art der Beziehung

• Kundenbeziehung
• Lieferantenbeziehung
• Bankbeziehung

Beispiel 2: ABC-Klassifizierung gemäß Verkaufswert

• ab 500.000 €
• ab 100.000 €
• bis 100.000 €

Sie können ganz einfach den Absatz Ihrer Artikel planen und basierend darauf Ihre Bestellungen steuern, sodass ein fehlender Lagerbestand vermieden werden kann. Schließlich ist für Sie erkennbar, ob der Artikel evtl. in Kürze nicht mehr auf Lager sein wird und wann der Lagerbestand aufgefüllt werden soll.

Die künftigen Verkäufe prognostiziert das System auf Basis des vergangenen Verkaufsverlaufs. Diese Prognose findet auf Artikel-Ebene statt. Im Bereich „Artikelplanung“ wird ein Diagramm eingeblendet, das die geschätzten Verkäufe dieses Artikels in der kommenden Periode anzeigt.

Häufig fordert die Kundschaft Lieferterminzusagen zu bestimmten Verkaufsaufträgen. Durch das System können Sie diese einfach und guten Gewissens treffen. Auf Grundlage der bekannten und erwarteten Verfügbarkeitstermine eines Artikels berechnet das ERP-System automatisch die Lieferdaten, die dann der Debitorin/dem Debitor zugesagt werden können.

Wenn Sie in einer Verkaufszeile ein gewünschtes Lieferdatum eingeben, wird dieses Datum als Ausgangspunkt für die folgenden Berechnungen verwendet:

• Gewünschtes Lieferdatum – Transportzeit = Geplantes Warenausgangsdatum
• Geplantes Warenausgangsdatum – Ausgeh. Lagerdurchlaufzeit = Warenausgangsdatum

Im Rahmen von Verkaufschancen können Sie verschiedene Aufgaben zuteilen und diese so auf Ihre Mitarbeitenden verteilen.

Dynamics 365 Business Central bietet leistungsstarke Tools zur Analyse und Berichterstellung, die speziell auf die Anforderungen von Marketing und Vertrieb zugeschnitten sind. Mit vordefinierten Standardberichten, dynamischen Diagrammen durch Power BI-Integration und flexiblen Exportmöglichkeiten in Formaten wie Excel oder PDF erhalten Sie tiefgehende Einblicke in Verkaufschancen, Kampagnenleistung und Kundenaktivitäten.

Automatisierte Report-Scheduler ermöglichen zudem eine zeitgesteuerte Bereitstellung wichtiger Berichte, sodass fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten getroffen werden können.

Mit der App Anvaigo EDI (ehem. Anveo EDI) tauschen Sie kinderleicht Daten

• mit Ihrer Kundschaft (z. B. Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferavisen, Artikeldaten, Verfügbarkeiten, Preise),
• mit Ihren Partnerunternehmen (bessere Geschäftsbeziehungen durch automatisierte Prozesse),
• mit Lieferunternehmen (z. B. Bestellabwicklungen, -bestätigungen, Verfügbarkeiten oder Lieferscheine) oder
• zwischen Standorten/Mandant/-innen (z. B. Finanzdaten und Artikelinformationen).

Das System bietet die Möglichkeit, geschäftliche Interaktionen mit Ihrer Kundschaft und Ihren Lieferunternehmen direkt in Microsoft Outlook zu verwalten (Outlook-Client-Integration).

Das heißt: Ihr Outlook Fenster enthält im Rahmen der Integration auch Dynamics 365 Business Central Funktionen. Zu einer Mail werden beispielsweise in einem geteilten Fenster automatisch Daten zu Kundinnen und Kunden und Lieferunternehmen angezeigt. Außerdem können Sie aus Outlook heraus Dokumente (z. B. Angebote, Rechnungen) erstellen und versenden.

Sie können eine Direktlieferung von einem Ihrer Lieferunternehmen direkt an eine Kundin/einen Kunden ganz einfach im System abbilden. Wenn Sie einen Verkaufsauftrag über die Direktlieferfunktion erstellen und dann eine Bestellung erstellen, ist die Kundin/der Kunde im Lief.an-Feld bereits automatisch angegeben. So können Sie die Lieferunternehmen anweisen, die Ware direkt an den Kunden zu senden.

Die Verkaufspreisgestaltung ist flexibel handhabbar. Schließlich können die Preise über verschiedene Modelle gestaltet werden, wie beispielsweise:

• Standardpreise (Festlegung je Artikel auf der „Artikelkarte“)
• unterschiedliche Preisvereinbarungen für bestimmte Debitoren/-gruppen (kundenbezogen auf der „Debitorenkarte“)
• individuelle Preisvereinbarungen mit Großkundschaft (auftragsbezogen auf der Seite „Verkaufspreise“ > „Sonderpreise und Rabatte“)
• zeitlich befristete Preise über ein Start- und Enddatum
• (Individuelle) Verkaufszeilen- oder Rechnungsrabatte

Die Sonderpreise sind über unterschiedlichste Optionen (z. B. Kampagnen, Artikelvarianten, Auftragsdatum) einrichtbar.

Die Kommunikation zwischen Ihrem Verkaufspersonal und bestehender oder potenzieller Kundschaft können Sie einfach im System dokumentieren. Dadurch haben Sie einen Überblick über die Verkaufs- und Marketingaktivitäten, die Sie an Ihre Kontakte gerichtet haben, und können Ihre künftigen geschäftlichen Interaktionen mit ihnen verbessern.

Zu den kontaktbezogenen Vorgängen zählen beispielsweise:

• Besprechungen
• Briefe
• Dokumente (App)*
• E-Mail-Austausch**
• Telefongespräche
• Verkaufschancen

*Dokumente (App)
Für das professionelle Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen eine Schnittstelle zu einer Software eines Drittanbieters. Dazu arbeiten wir mit Partnerunternehmen wie d-velop (App d.3) oder Continia (App Document Capture) zusammen.

Continia Document Capture
Mit dem Tool können Sie alle Arten von Dokumenten scannen, OCR-Daten extrahieren, registrieren sowie archivieren. PDF-Dateien werden – auf Wunsch – direkt von festgelegten E-Mail-Adressen heruntergeladen und mit der OCR-Technologie verarbeitet. Dieser Prozess läuft automatisch – sprich ohne Handeln des Nutzers. Papier-Dokumente werden per Desktop- oder Netzwerkscanner gescannt und gleichermaßen verarbeitet.

d.3ecm
D3.ecm ist ein Dokumentenmanagementsystem, mithilfe dessen Sie gedruckte Belege aus Ihren Unternehmensanwendungen, Papierbelege, geschäftsbezogene und nachweisrelevante E-Mails und vieles mehr organisieren können.

**E-Mail-Austausch
Dynamics 365 Business Central kann mit Microsoft Exchange Online zusammenarbeiten, um ein Protokoll der eingehenden und ausgehenden Nachrichten zu führen. Sie können den Inhalt jeder Nachricht auf der Seite „Aktivitätsprotokollposten“ anzeigen und analysieren.

Bei einem Rahmenauftrag vereinbaren Sie mit Ihrer Kundschaft eine größere Abnahmemenge von Artikeln, die in mehreren Abrufen geliefert wird. Dynamics 365 Business Central bietet Ihnen die Möglichkeit, Rahmenaufträge inkl. sämtlicher Details zur Rechnung, Lieferung und Abrechnung übersichtlich abzubilden.

Dynamics 365 Business Central bietet umfassende Funktionen zur Bearbeitung von Kundenretouren und Reklamationen. Diese umfassen die Erstellung von Verkaufsgutschriften direkt aus gebuchten Verkaufsrechnungen oder durch Kopieren von Rechnungsinformationen sowie die Möglichkeit, Verkaufsreklamationen für komplexere Retourenprozesse zu erstellen.

• Überprüfung gebuchter Posten: Kontrollieren Sie die bereits gebuchten Posten.
• Retourenvereinbarungen eintragen: Geben Sie Vereinbarungen für Retouren ein.
• Retourenbelege buchen: Buchen Sie die Belege für die Retouren.
• Ersatzartikel eintragen: Geben Sie Ersatzartikel ein.
• Wiedereinlagerungsgebühren berechnen: Berechnen Sie die Gebühren für die Wiedereinlagerung.

Diese Funktionen ermöglichen eine effiziente und flexible Abwicklung von Reklamationen.

Sie nutzen ein Verkaufsangebot, um ein Angebot für Ihre Kundschaft zu erfassen und bestimmte Produkte unter speziellen Lieferungs- und Zahlungsbedingungen anzubieten. Sie können das Verkaufsangebot dann aus dem ERP-System heraus an die Debitorin/den Debitor senden, um ihr/ihm das Angebot mitzuteilen.

Sollte Ihre Kundin/Ihr Kunde das Angebot nicht direkt annehmen, sondern einen Gegenvorschlag machen, können Sie das Verkaufsangebot wie benötigt ändern und erneut versenden. Wenn die Kundin/der Kunde das Angebot annimmt, wandeln Sie das Verkaufsangebot in eine Verkaufsrechnung um, in der Sie den Verkauf buchen.

Einen Verkaufsauftrag erstellen Sie, wenn eine Kundin/ein Kunde Ware bei Ihnen erwirbt. Sie können diesen manuell oder aus einem Verkaufsangebot heraus erstellen . Sie können den Verkaufsauftrag dann aus dem System heraus an die/den Debitor/-in senden, um ihm/ihr den Kauf zu bestätigen. Im Gegensatz zu einem Verkaufsangebot ist der Verkaufsauftrag im in Dynamics 365 Business Central in die gesamte Beschaffungslogik eingebettet. Das bedeutet, dass verschiedene Prozesse angestoßen werden:

• Es wird eine Lagerbestandsprüfung ausgeführt, um zu prüfen, ob noch genug Ware vorhanden ist
• der Einkauf wird informiert, falls neue Ware benötigt wird
• die Logistik wird informiert usw.

Es ist auch möglich, den Auftrag in Teillieferungen abzuwickeln.

Sie können in Dynamics 365 Business Central Verkaufschancen erstellen. Diese müssen Mitarbeitenden aus dem Einkauf oder Verkauf zugeordnet sein und einen Kontakt haben, um potenzielle Verkäufe nachverfolgen zu können.

Üblicherweise erstellen Sie Verkaufschancen über bestimmte Kontakte (Aktion „Verkaufschance erstellen“ unter „Kontakte“) oder Verkaufspersonal (Aktion „Verkaufschance erstellen“ unter „Verkäufer“).

In Abhängigkeit Ihres genutzten Webshopsystems entwickeln wir gerne gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Schnittstelle entsprechend Ihrer Anforderungen.

Für das Shopsystems Shopify gibt es auch bereits einen praktischen Dynamics 365 Business Central Connector.

Im Rahmen des Kampagnenmanagements legen Sie zunächst das Zielsegment fest. Das sind alle Kontakte, mit denen Sie im Rahmen der geplanten Kampagne interagieren möchten. In dem oben genannten Beispiel also alle Messegäste, die Ihnen Kontaktdaten gegeben haben und an Ihrem neuen Produkt interessiert sind. Diese Personen fassen Sie also als Zielgruppe in einem sogenannten Segment zusammen.

Nachdem Sie entschieden haben, welches Segment die Kampagne umfassen soll, legen Sie das Start- und Enddatum fest.

Neben dem Segment und dem Zeitraum haben Sie die Möglichkeit, die Preise individuell zu gestalten und, wenn gewünscht, einen Rabattprozentsatz festzulegen, den die Kundin/der Kunde auf die einzelnen Artikel erhält. Da nicht jede Kampagne einen Preis enthält, ist diese Angabe jedoch nicht verpflichtend.

Im Rahmen von Kampagnen ist es möglich, Verkaufschancen zuzuordnen. So können Sie Ihre Markettingaktivitäten auf die Kontakte konzentrieren, die eine hohe Abschlusswahrscheinlichkeit aufweisen. Das Ergebnis sind eine effiziente Ressourcennutzung und höhere Erfolgsraten der Kampagnen.

Erstellen Sie Aktivitäten für Ihre Kampagnen, um diese zu entsprechenden Verkaufspersonen zuzuordnen. Diese Funktion ermöglicht eine gezielte Aufgabenverteilung, klare Verantwortlichkeiten und eine bessere Nachverfolgbarkeit der Kampagnenaktivitäten, wodurch die Effizienz und Erfolgskontrolle im Vertriebs- und Marketingprozess gesteigert werden.

Sie können über alle Endgeräte auf das System zugreifen. Dies können Sie über den responsiven Modern Client oder noch besser über die Universal App der Software tun. Dadurch haben Sie die Möglichkeit auch von unterwegs auf alle Funktionen zuzugreifen, durch Ihre Geschäftsdaten zu navigieren, aktuelle Diagramme und KPIs anzuzeigen oder auch Verkaufsangebote und Rechnungen per E-Mail zu versenden.

Über die Mobile Sales App von Anvaigo haben Ihre Mitarbeitenden im Außendienst einen schnellen und einfachen Zugriff auf Daten von unterwegs – und das sogar offline. Mit der mobilen Anbindung greifen sie direkt auf Kundendaten, Aufträge und Preise digital zu. Außerdem kann das Verkaufsgespräch digital unterstützt werden (z. B. durch digitale Produktkataloge, gemerkte Artikel, gemeinsame Auftragsanlage).